Техника для офиса - электронные устройства, помогающие в автоматизации управленческого учета. Они различаются по видам и количеству решаемых задач.
Общее описание
Организационная или офисная техника - аппараты и устройства для облегчения работы сотрудников. Компьютеры, принтеры, ксероксы уже давно стали обязательной частью любого офиса, без них производительность труда значительно снижается. Оборудование для офиса позволяет выполнять широкий перечень работ, связанных с документооборотом, и обмениваться информацией. Информация в современном мире обладает основной ценностью и ресурсом.
Категории и назначение
Всю технику условно делят на несколько категорий:
- работа с данными - ПК и их разновидности;
- создание и размножение документов - принтеры, сканеры, ризографы;
- обработка и разработка конструкторской документации - плоттеры, чертежные доски;
- регистрация товара - сканеры штрих-кодов, считывающие аппараты;
- обеспечение связи - телефоны, факсы;
- проведение презентации - проекторы, экраны.
Принтеры отличаются способом печати: матричные, лазерные, струйные. Выводят цветную картинку или черно-белую. В их картриджах используют тонер-порошок или красители, чернила. Большое распространение получили монохромные лазерные и струйные принтеры.
Создавать копии любых документов в электронном виде помогают сканеры. Они переносят их с листа в ПК для хранения, изменения или редактирования, для отправки по электронной почте.
Ксероксы или копиры позволяют копировать документы на другой лист.
Многофункциональные устройства сочетают в себе несколько функций, обеспечивают решение несколько видов задач с одного рабочего места. Обычно это печать, ксерокс и копир. Цена МФУ выше, но вместо трех устройств приобретается одно, и оно занимает меньше места.
Для распечатки большого количества однотипных документов предназначен ризограф или дупликатор. Отличаются по формату и виду печати. Барабан ризографа не дает качественное изображение, планшетный - обеспечивает лучшую картинку. Принципиально отличается от копира созданием трафарета изображения.
Брошюраторы соединяют листы в один документ. Шредеры уничтожают документы. Они разрезают мелко бумагу, не позволяя восстановить информацию, размещенную на ней.
Проектор используют на семинарах, собраниях, презентациях для представления информации перед большим количеством людей на экране.
Выбор и подключение
Офисная техника, купить которую – значит правильно организовать работу сотрудников. При рассмотрении предлагаемых моделей учитывают наличие сервисных центров, доступность расходных материалов для своевременной замены картриджей.
Если планируется только печатать документы, то достаточно купить принтер, в противном случае лучше приобрести МФУ. Черно-белая печать дешевле цветной, поэтому для обычного офиса подойдет монохромный принтер. При выборе принтера или МФУ обязательно анализируют скорость печати, ресурс картриджа, нагрузку на устройство и т. д. Для большого офиса желательно наличие печати через Wi-Fi, что позволит воспользоваться устройством большему количеству сотрудников.
Шредер обеспечит сохранность информации и порядок в офисе. Плоттер сократит время на изготовление рекламы, брошюровщики пригодятся для выпуска каталогов товаров.
Нужно тиражирование, печать большого количества однотипных документов - потребуется ризограф. Он обеспечит хорошее качество и большую скорость, сотрудника не нужно специально обучать. Цветной ризограф лучше выбрать марки Ricoh, т. к. его можно заправлять краской другой фирмы. Модели компании Rico отличаются качеством печати благодаря цифровой мастер-пленке.
После покупки техники начинается важный этап - запуск и настройка. Одни модели можно достать из коробки и подключить, другие потребуют профессиональной сборки, настройки и запуска. Ряд производителей дают гарантию на свои устройства, только если их подключал и настраивал специалист. Эти моменты уточняют у продавцов в магазинах.